2017 yılında insan kaynakları profesyonellerinin gündeminde üç konu yer alıyor olacak: 1) Çalışan deneyiminin iyileştirilmesi. 2) Performans değerlendirme sistemlerinin yeni kuşağın özelliklerine uygun bir biçimde revize edilmesi. 3) Dijitalleşme ile işe alım süreçlerinde veri temelli yaklaşımların benimsenmesi.

Yazı / Assessment Systems Kurucu ve CEO'su Levent Sevinç

Son dönemde insan kaynakları alanında radikal sayılabilecek değişiklikler ortaya çıkıyor. Bu değişikliklerin temel özelliği, insan kaynakları fonksiyonlarının klasik işleyişini dönüştürüyor olması. Performans değerlendirmede puanlamanın ortadan kalkması, çalışma ortamının tasarımı, dijital unsurların kullanımı ve analitik yöntemlerden insan yönetiminde daha yoğun olarak yararlanılması insan kaynakları profesyonellerinin daha önceden alışık olduğu uygulamalar değil. Şu an bu değişiklikler yaygınlık kazanmamış olsa da kısa sürede yaygınlık kazanacak. Bu önemli değişikliklerin ortaya çıkmasına yol açan temel unsurlar ise dijitalleşme ve yeni neslin kendine has özellikleri.

Dijitalleşme, İnsan kaynakları süreçlerinde özellikle teknolojinin farklı bakış açılarıyla yoğun bir biçimde kullanımını getiriyor. Dijitalleşmenin kendi içerisindeki doğrular insan kaynakları süreçlerine uyarlandığında süreçlerin işleyişinde köklü sayılabilecek değişiklikler ortaya çıkıyor. Dijitalleşmenin öne çıkardığı kitle kaynak kullanımı, büyük veri, duygu analizi gibi özellikle şirketlerin pazarlama bölümlerinin yakın zamanda kullanmaya başladığı farklı araç ve yöntemlerin insan kaynakları alanında kullanımı giderek artıyor.

Yeni neslin kendine has özellikleri ise, insan kaynakları fonksiyonlarına yeni neslin bakış açısıyla bakmayı ve insan kaynakları uygulamalarını bu doğrultuda dönüştürmeyi içeriyor. Yeni nesil işgücü içerisinden yetenekleri kuruma kazandırmak ve kalıcı olmalarını sağlamak insan kaynakları için yeterince zorlayıcı bir görev. Çünkü bunu insan kaynakları’nın klasik işleyişle yapmak mümkün değil. Bu yüzden İnsan kaynakları profesyonellerinin dönüşmeye hazır ve açık olması gerekiyor.

Bu bakış açısıyla 2017 yılında İnsan kaynakları alanında profesyonellerin gündeminde üç ana konu yer alıyor olacak: Çalışan deneyiminin iyileştirilmesi, performans değerlendirme sistemlerinin yeni kuşağın özelliklerine uygun bir biçimde revize edilmesi ve işe alım süreçlerinde dijitalleşme ile birlikte veri temelli yaklaşımların benimsenmesi.

Çalışan deneyimini iyileştirmek

Gelişen teknoloji sayesinde markalar tüketicilere günlük hayatlarında pek çok kolaylık sunuyor. Çalışanlar da aynı zamanda birer tüketici ve tüketici olarak alıştıkları bu kolaylıkları doğal olarak işverenlerinden de bekliyor. Markalar yoğun rekabet ortamında müşteri bağlılığı yaratmak adına uzun bir süredir müşteri deneyiminin iyileştirilmesi konusuna odaklanıyordu. Şimdi ise bu konu, çalışanların işle ilgili deneyimlerinin iyileştirilmesi olarak insan kaynaklarının gündeminde.

Son dönemde insan kaynakları bölümleri özellikle aday deneyiminin iyileştirilmesi konusuna ağırlık vermeye başlamıştı. Bu akım yetenekler için kurumu cazip hale getirmek amacıyla başlamış olsa bile, temelinde yatan unsurlardan biri, adayların işe alım sürecinde yaşadıkları deneyimi sosyal medyada paylaşıyor olması. Yurtdışında yapılan bir araştırmanın sonuçları, adayların % 60’ının işe alım sürecinden memnun kalmadığını ve bunların % 72’sinin sosyal medyada paylaştığını söylüyor. Tüketici olarak marka tercihlerimizi internette yazılanlara ya da sosyal medyada paylaşılanlara bakarak yaparken, adayların şirket tercihlerini bundan farklı yaptığını düşünmek zor. Bu yüzden şirketler işveren markası ve aday deneyimini iyileştirme konularında adımlar atıyor. Aday deneyimini iyileştirme çabaları devam ederken şimdi sıra çalışanların deneyimini iyileştirmeye geldi.

Günümüzde yetenekleri kuruma kazandırmak son derece önemli bir konu; ancak onları kurumda tutmak daha da önemli ve çok daha zor. Bu yüzden önümüzdeki dönemde İnsan kaynakları profesyonelleri çalışanlar için iş ortamını nasıl daha çekici hale getirebilecekleri üzerinde duruyor olacak. Bu başlık altındaki gündem maddelerinden biri, çalışılan fiziki ortamla ilgili düzenlemeler. Açık ofis kullanımı uzun zamandır yaygın bir uygulamaydı; ancak bu durum yavaş yavaş değişecek. Çünkü yeni nesil açık ofisten çok, kişiselleştirilmiş çalışma alanı talep ediyor. Bu yüzden ofis tasarımları kişiselleştirilebilen türde ve çalışanın kendine has ihtiyaçlarını karşılayabilecek şekilde değiştiriliyor olacak. Bu konuya öncülük eden ise insan kaynakları profesyonelleri olacak.

Kişiselleştirme, sadece ofis ortamı için değil çalışana sunulan tüm olanaklar için ele alınması gereken önemli bir konu. Bazı şirketler yakın geçmişte esnek yan haklar uygulamaları gibi uygulamalarla buna başlamıştı. Şimdi bu esneklik pek çok farklı alanda sergilenir hale gelecek. Yetenek olarak kabul edilen çalışanlara kişiye has ayrıcalıklar tanımak ve bunu çalışan bazında onun ihtiyaçlarına özel olarak yapmak, buna bir örnek.

Çalışan deneyimini iyileştirmek adına yapılan şeylerin başında teknolojiden ve yapay zekadan yararlanmak geliyor. İşin özü teknolojinin imkanlarını kullanarak işleyişlerin basitleştirilmesini ve pratik hale getirilmesini sağlamak. Günlük hayatta aplikasyonlar nasıl pek çok şeyi hayatımızda kolayca yapmamızı sağlıyorsa, insan kaynakları alanında çalışanlara yönelik geliştirilen mobil uygulamalar da benzer şekilde çalışan için kolaylıklar sağlayabiliyor. Çalışanın en fazla birkaç adımda insan kaynakları ile ilgili bir işlemi yapmasına olanak veren kullanıcı deneyimi açısından başarılı aplikasyonlar bu alanda iyi birer örnek. Yapay zekanın kullanımı ise takip eden yıllarda giderek yaygınlık kazanacak uygulamaların ortaya çıkmasına olanak veriyor. Örneğin yeni işe giren oryantasyon sürecindeki çalışanların bilgi edinme ihtiyacını kolaylaştırmaya yönelik ya da ilk defa yönetici olmuş çalışanlara yöneticilik yaparken zorlandıkları konularda mentorluk hizmeti sunan chatbot’ların kullanılması gibi hizmetler, çalışanların pozitif bir deneyim yaşamasına katkıda bulunuyor.

Çalışan deneyiminin iyileştirilmesine yönelik atılacak adımlarda dikkat edilmesi gereken şey, çalışanların görüşlerini alarak hareket etmek. Yeni nesil işgücü, kendileri için iyi bir şey yapılmış olsa bile onların görüşü alınarak ilerlenmediğinde bunu eleştirebiliyor ve yapılanı benimsemeyebiliyorlar.

Performans değerlendirmede revizyon

Son dönemde performans değerlendirme konusunda ana akımlardan biri performans değerlendirme sürecini gelişim amaçlı gerçekleştirmek ya da çıktılarını terfi, ücret artışı gibi alanlarda kullanmadan sadece çalışanın gelişimi için kullanmak yönündeydi. Yakın zamanda bu konuda iki önemli adım atıldı ve bunlar hızlı bir biçimde insan kaynakları profesyonellerinin gündemine girecek. Bu adımlardan biri, performans değerlendirme sistemini derecelendirme mantığından arındırmak. Diğeri ise çalışana gerçek zamanlı veriye dayalı olarak anlık geribildirim vermek.

Yakın zamanda köklü global firmalardan biri performans değerlendirme sisteminden sayısal değerlendirmeleri çıkararak yeni bir akım başlattı. Bir skala üzerinden çalışana puan verilerek performansının kategorize edilmesi yerine, yöneticinin çalışanı ile konuştuğu ve onun gelişimine yönelik yorumlarda bulunduğu nitel bir değerlendirme yöntemi kullanmaya başladı. Sistem bütünüyle gelişim odaklı çalışıyor. Yöneticinin odaklanması gereken konu, çalışanın ne kadar iyi bir iş çıkardığı değil, onun sürekli gelişmesi. Sistemde her çalışan için yakın vadede gerçekleştirmesi gereken hedefler ve öncelikleri tanımlanıyor. Yöneticiden ise sık aralıklarla çalışanıyla bir araya gelerek bu hedef ve önceliklerle ilgili gelişmeleri takip etmesi, sorunlar üzerinden geçerek bunları nasıl aşacağına yönelik çalışanına rehberlik etmesi bekleniyor. Farklı olan şeylerden biri, bu sürecin bütünüyle bir aplikasyon üzerinden yürütülüyor olması.

Performans değerlendirmenin gelişim odaklı hale gelmesi, firmaların çalışanlarına gelişimleriyle ilgili rehberlik sağlamasını da beraberinde getiriyor. Çalışanlar kendi gelişimleriyle ilgili sorumluluk üstlenmesi gerekirken bunu yapma konusunda istekli davranmıyor ve şirketlerinden bu yönde adım atmalarını bekliyorlar. Bu yüzden şirketler çalışanlarına onların gelişimlerini sağlamaya yönelik yazılı ya da online gelişim içerikleri sunuyor. Burada önemli olan konulardan biri, bu içeriklerin bizim kültürümüze uygun ve güncel olması. Örneğin çalışana gelişimi için sunduğunuz kitap önerilerinin biri bile Türkçe değilse ya da önerilen kaynakların tarihleri iki binlerin başına aitse, çalışanın bu çabanızı olumlu algılaması ya da bundan etkili bir biçimde yararlanması biraz zor. Bir diğer konu ise, gelişim önerilerinin kurumun yetkinlikleriyle ve ilgili davranışsal göstergelerle birebir örtüşmesi. Aksi halde kişi kendisine verilen geribildirim ile tutarlı olmayan gelişim önerileriyle karşı karşıya kalabiliyor.

Performans değerlendirmede atılan radikal adımlardan bir diğeri ise, değerlendirmelerin yıllık yapılmasından vazgeçmek ve sistemi bir süreç olarak yapılandırmak. Çünkü bir yıl, yeni neslin performansı hakkında geribildirim almayı bekleyemeceği kadar çok uzun bir süre. Ayrıca yeni nesil günlük hayatında sosyal medyada anlık geribildirimler almaya alışkın. Performans değerlendirme sistemleri de buna paralel olarak evrim geçiriyor. Bu tür performans sistemleri gerçek zamanlı verilerin kullanılmasını sağlayarak çalışanın anlık ve düzenli geribildirimler almasını sağlıyor. Öte yandan bu sistemlerde çalışanlar sadece yöneticilerinden değil kendi ekip arkadaşlarından ya da bir başka birimdeki yöneticiden ya da iş arkadaşından da anlık geribildirim alabiliyor ya da onlara yine anlık geribildirim verebiliyor.

İşe alımda dijitalleşme

Devir oranlarının yüksek seyrettiği hatta giderek arttığı bir gerçek. Oranların yüksekliği, konunun tepe yöneticilerin gündeminde yer almasına ve insan kaynakları yöneticilerinden bu konuyla ilgili çözüm talep etmelerine yol açıyor. Bu nedenle işe alım süreçlerinde özellikle dijitalleşmenin sağladığı olanaklardan ve veri temelli yaklaşımlardan faydalanmak giderek artan bir eğilim. Özellikle yoğun işe alım yapan ve belirli pozisyonlarda devir oranı yüksek olan şirketlerde bu tür yaklaşımların kullanımı öne çıkıyor.

Dijitalleşme adaylar hakkında hem daha fazla hem de gerçek zamanlı veri toplamaya olanak sağlıyor. Önemli olan bu veriyi etkin ve hızlı bir biçimde analiz edebilmek ve işe alım süreçlerinin verimliliğini artırabilmek için kullanabilmek. Bu noktada devreye büyük veri kavramı giriyor. Büyük veri, verilerdeki kalıpları analiz yöntemleriyle ortaya çıkartarak isabet oranı yüksek tahmin modelleri oluşturulmasını sağlıyor. Bu sayede işe alım sürecinde adaylar hakkında daha etkili kararlar verilebiliyor. Örneğin işe alındığında kısa sürede işten ayrılma olasılığı yüksek olan adayların büyük veri ile önceden saptanması mümkün. Bunun için öncelikle şirketin işten ayrılmayı tolere etmek istemediği kısa bir süre referans alınıyor ve bu süreden daha kısa zamanda işten ayrılmış kişilerin özellikleri hakkında veriler toplanıyor. Bu veriler kişinin cinsiyet, yaş, eğitim düzeyi gibi temel bilgilerinin yanısıra geçmiş iş deneyimleri, çalışma süreleri, çalıştığı sektörler, zihinsel becerileri, karakter özellikleri ya da yetkinliklerine ilişkin değerlendirmeler gibi çok çeşitli değişkenleri içeriyor.

Ortaya çıkan tahmin modeli süreçte kullanılmaya başlandığında kısa sürede işten ayrılan çalışanların özelliklerine benzerliği yüksek olan adaylar daha baştan sürece dahil edilmiyor ya da mülakat süreci olumlu geçmiş olsa dahi süreçte ileri adımlara geçmeden eleniyor. Aday hakkındaki veriler ise Linkedin ve diğer sosyal ağlar üzerinde yer alan bilgiler bir araya getirilerek analiz ediliyor. Bu uygulama sadece kısa sürede işten ayrılacak kişileri belirlemek amacıyla değil, şirket kültürüne ya da değerlerine uygun olmayan profilleri önceden belirlemek ya da performansı yüksek olacak adayları öngörebilmek adına da kullanılabiliyor. Bu tür tahmin modellerinin kullanımı işe alım sürecinin etkinliği somut bir biçimde artırıyor.

Sonuç olarak dijitalleşme ve büyük veri kullanımı işe alım sürecinde aday arama ve değerlendirme sürecini daha etkin, verimli ve hızlı hale getiriyor. Bu amaçla insan kaynakları bölümlerinde verileri derleme, analize hazır hale getirme ve analiz ederek modeller oluşturma işlerini yürüten teknik kişilerin çalıştırılması gündeme geliyor. Bu tür modellerin geliştirilmesinde temel sorun, bu süreçleri yürüten kişilerin genellikle mühendislik bakış açısına sahip ancak insan kaynakları bakış açısı zayıf olan kişiler olması. İnsan kaynaklarının geliştirme sürecinde aktif olarak rol alması, bu tür uygulamaların yakın gelecekte yaygın olarak kullanımına olanak sağlayacak.