İş dünyası evden çalışma (home agent) sisteminin sadece çalışanı mutlu etmekle kalmadığını, şirketin kasasına da iyi geldiğini keşfetti. Cisco, bu model ile geçen yıl 333 milyon dolar kâr ettiğini açıkladı. “Home agent” modeli, çalışanın performansını yüzde 50’ye varan oranda artırıyor ve ofis maliyetlerini yarı yarıya düşürüyor.

 Haber: Selma Şimşek Bektaş

selmabektas@turkishtimedergi.com

Alman endüstri devi Siemens’in ofis sistemindeki değişim, giderek daha fazla çalışanın hayalini kurduğu “‘bir işim olsa ama her gün işe gitmek zorunda kalmasam” cümlesinin hangi noktalara geldiğinin de göstergesi. 1950 ile 1970 arasında kocaman, kalabalık ama herkesin tamamen açık ortamda çalıştığı ofisler revaçtaydı ve bu yıllar müdürlerin çalışanları ofis içinde yürüyerek kontrol ettiği ‘managment by walking’ dönemi olarak adlandırılıyordu. 1970’lerden sonra gürültü ve kalabalığın performans üzerindeki olumsuz etkisini ortadan kaldırmak üzere tasarlanan kabinli açık ofisler (cubicle ofis) dönemi başladı. Ve günümüzde internetin sağladığı imkânlar sayesinde, bir masası olmayan, telefonların bile ortak kullanıldığı ofissiz şirket çalışanları dönemi başladı.

Home agent (evden çalışma) bugün daha fazla şirketin benimsediği bir sistem. Siemens, Intel, Unilever, Pfizer, HP, Cisco, ExxonMobile, Turkcell, PepsiCo ve Microsoft bu şirketlerden bazıları… İlk olarak ABD’de hayata geçen sistem, bugün çalışanların yüzde 34’üne ulaşmış durumda.

Şirketler bu sisteme onay verirken tek kaygıları çalışanlarını mutlu etmek değil elbette. Sistemin sonuçları gösteriyor ki, home agent aynı zamanda şirketlere maliyetlerde kazandıran da bir model.

Turkcell Kurumsal Operasyonlar Genel Müdür Yardımcısı Funda Seyrek Kantar’a göre böyle… Kantar “Türkiye’de sosyal sorumluluk bakış açısıyla istihdam yaratmak için başlayan model, pozitif sonuçların alınması ile birlikte farklı şirketlerde, farklı alanlarda uygulanmaya başlandı” diyor.

Peki home agent modeli şirketlere ne tür kazançlar sağlıyor?

Ofis maliyetleri azalıyor, karbon emisyonu düşüyor

Farklı şirketlerin verilerine göre; home agent modeli çalışanın performansını yüzde 50’ye varan oranda artırıyor, başta kâğıt olmak üzre ofis maliyeti yarıya düşüyor, zamandan ve enerjiden tasarruf sağlanıyor. Örneğin Cisco çalışanlarının sistem sayesinde yılda 56 milyon km yol yapma zorunluluğu ortadan kalkmış ve bu da karbondioksit emisyonunun 17 bin ton azalmasını sağlamış.

Ayrıca kış mevsiminde salgın hastalık riski, devamsızlık ve verimsizlik sorunları ortadan kalkıyor. Son yapılan araştırmalar hasta bina sendromu, salgın hastalık, grip ve devamsızlığa ve verimsiz çalışmaya yol açan durumların şirketlere maliyeti milyon dolarlarla ölçerken böyle bir riskten uzak kalmak bugünün iş dünyası için büyük bir ayrıcalık olarak görülüyor. Bir diğer kazanç olarak da şirketin işe alım stratejilerinde mesafe engelinin ortadan kalkması. Bu sayede home agent profiline uygun, potansiyeli en yüksek çalışanı istihdam etme imkânı doğuyor.

Uygulamalar farklı hedef aynı

Home agent konusunda her şirket kendi iş koşullarına göre farklı yöntemler uyguluyor. Örneğin HP finans, muhasebe ve İK çalışanları dışındakiler için sistemi uyguluyor. Home agent konusunda sınırlaması olmayan şirket, çalışanlarının kendi programlarını planlamasını tercih ediyor. Belli günlerde koordinasyon için çalışanları ofiste isteyen Intel ise ofiste süreklilik istemeyen personeline bu imkânı sunuyor. P&G’de ise evden çalışma herkese açık. Çalışan yöneticisi ile nasıl bir yol izleyeceğini belirleme şansına sahip. Şirket sistemlerine güvenli bir biçimde erişim imkânı sunan Microsoft çalışanları, her an her yerde diledikleri şekilde çalışıyor. ExxonMobil de teknolojinin sağladığı kolaylıklardan yararlanarak ve sahada yapılan çalışmaların yoğunluğunu göz önünde bulundurarak, yurtiçi ve yurtdışı toplantılar dışındaki çalışmaların klasik ofis ortamı dışından gerçekleştirilebilmesine imkan tanıyor. Özellikle büyükşehirlerdeki trafiğin durumu düşünüldüğünde, şirket bu sayede hem zaman kaybını hem de beraberindeki ekstra yorgunluğu önlemeyi hedefliyor.

Her maliyet kaleminde tasarruf

Cisco Türkiye İşbirliği Çözümleri Satış Yöneticisi Pınar Yıldız Budakoğlu, “Cisco, personelimizin uzaktan bağlanarak çalışmasının üretkenliği artırarak yılda yaklaşık 333 milyon dolar tasarruf yapmamızı sağladığını tahmin ediyoruz” diyor. Yıllık anketlerinde çalışanların Cisco’da çalışmanın en iyi yönlerinden birinin esnek çalışma imkanı olduğunu vurguladıklarına dikkat çeken Budakoğlu şunları anlattı: “Daha fazla iş tatmini, takım çalışması ve üretkenlik gibi avantajların yanı sıra daha az araba yolculuğu ve uçuş gerektirdiğinden esnek çalışma sistemimizin çevre üzerine de olumlu etkileri var. Çalışanlarımızın Cisco işbirliği teknolojilerini kullanarak evden ya da istedikleri herhangi bir yerden çalışabilmeleri öncelikle seyahat maliyetlerimizi gözle görülür oranda azaltıyor. Ama bundan daha da önemlisi, yolda geçen zaman kaybını yok ederek çalışanlarımızın verimliliğini artırıyor ve iş-yaşam-zaman dengesini destekliyoruz. Ayrıca Cisco’da sıklıkla gördüğümüz farklı ülkelerde ve şehirlerde yaşayan fakat birlikte çalışan ekiplerimizin verimliliği artıyor. Uzaktan çalışmanın başka önemli avantajları arasında çalışanların iş ve özel hayat dengesini sağlayabilmeleri; Cisco ile ilgili işlerini yürütürken ev ile ilgilenebilmeleri, büyükşehirlerde mesai saati trafiğinden kaçınabilmelerini sayabiliriz”. Ayrıca Cisco çalışanları yılda 56 milyon km yol yapmaktan kaçınmış oluyor. Bu sadece Cisco’nun karbondioksit emisyonu yılda 17 bin ton azalıyor. Ayrıca mobil ve esnek işgücüne uygun ofis tasarımları, ofis binalarının da çok daha etkin kullanılmasını sağlayarak kişi başı toplam gayrimenkul kullanımı üzerinden yüzde 30’dan fazla tasarruf sağlıyor. Aynı şekilde çalışan mutluluğunu belirgin oranda artırırken ofis mobilyası ve kablolama gibi masrafları yüzde 50 azaltmamızı sağlıyor. Son olarak ofis güç sistemlerinin kullanımı kişi başına yüzde 58 azaltıldı”.

Cisco teknolojisini çalışanların evine taşıdı

Peki şirket bunu nasıl başardı? Altı kıtada 75 binden fazla çalışana sahip olan Cisco’nun global iş gücü ile birçok farklı zaman diliminde çalışan personeli bulunuyor. Şirketin Türkiye ofisinde mobil çalışanları için sabit çalışma alanları bulunmuyor. Mobil çalışan ofise geldiğinde boş bir masaya geçip kullanıcı adı ve şifre ile telefonuna bağlanıp çalışmaya başlayabiliyor. Resepsiyon görevlisi ve ofis sorumluları dışında bütün çalışanlar mobil çalışma olanaklarına sahipler. Evden ya da uzaktan çalışma için belirli günler bulunmuyor. İletişim çözümleri sayesinde kötü hava koşulları ya da trafik problemlerinin olduğu zamanlarda işler aksamadan devam edebiliyor.

Cisco dünya genelinde bütün satış personeline Desktop Experience çözümleri olan en yeni video destekli IP telefonlar sağladı. Cisco altyapısı personelin istedikleri yerden, istedikleri zaman ve istedikleri şekilde çalışmasına olanak sağlıyor. IP telefon, Cisco WebEx, TelePresence ve Jabber gibi Cisco teknolojileri çalışanların istedikleri yerden bağlanmasını sağlıyor. Yedi yılda Cisco WebEx web konferans sistemi kullanımı altı kat arttı ve tüm dünyada 23 binden fazla çalışanının evinde Cisco Virtual Office sistemi kuruldu. Bu sayede iletişim ile ilgili tüm araçlara evden erişebiliyorlar; ses ve video görüşmeleri için video destekli IP telefon kullanılırken; evden ofisteki kablosuz ağ ortamına da erişilebiliyor.

Turkcell Global Bilgi’de rakam 200’ün üzerinde

Turkcell Global Bilgi Turkcell Kurumsal Operasyonlar Genel Müdür Yardımcısı Funda Seyrek Kantarlı, home agent modelini hemen hemen tüm outbound işlerde kullanılacak şekilde genişlettiklerini anlatıyor. Şu anda Satış Portföy Yönetimi ve Tahsilat Outbound ekiplerinin yarısının bu model ile konumlandığını anlatan Kantarlı, “2010 yılında home agent çalışma modeline başlarken tercihimizi sadece engelli çalışanlardan yana değil evden çalışmak isteyen kişileri de kapsayacak şekilde kurgulamıştık. 2012 yılından itibaren ise Portföy Yönetimi gibi kapsamlı, uçtan uca takip gerektiren ve birden fazla yetkinliği zorunlu kılan bir modelde Türkiye’de home agent çalışma modeli başlatan ilk şirket olduk. Şu anda yaklaşık 200’ün üzerinde home agent çalışanı bulunan şirketimizde evlerinden çalışanlar, ofiste çalışanlar ile aynı altyapı ve sistem imkanlarına sahip olarak müşterilerimize telefonla hizmet veriyor. Sistemleri bilgi güvenliği açısından kayıtlı ve denetleniyor. Tüm bunlar sayesinde müşterilerine güvenli ve hızlı hizmet verebiliyor. Home agent için özel ilan ve işe alım süreçleri ile ilerleyen şirketimiz, gerekli norm envanteri ile evde çalışabilecek en uygun çalışan profillerini işe alarak kaliteli hizmet vermeye devam ediyor. İşe alım sürecini yurtdışından veya sektörden danışmanlık alarak değil tamamen kendi kültürel değerlerimizi, demografik özelliklerimizi, çalışan profilimizi ve potansiyel ihtiyaçlarımızı detaylı şekilde analiz ederek oluşturduk. Sektörde home agent çalışma modeli konusunda danışmanlık vermeye başladık”.

Ofis maliyetlerini düşürdü

Bu modelde verimliliğin ofis çalışanları ile aynı ya da daha fazla olduğunu anlatan Kantarlı kazançları konusunda ise şunları söylüyor: “Home agent ile çalışmanın hem işverene hem çalışana avantajları oluyor. Rakamlardan önce çalışanlarımızın gönüllerini, onların bağlılık ve memnuniyetlerini kazanıyoruz. Home agent müşteri temsilcilerinin çağrıya girmek için tek ihtiyaçları internet bağlantısı, bilgisayar ve kulaklık oluyor. Bunlar sağlanınca da nerede olduklarının hiçbir önemi kalmıyor. Uluslararası verilerde gösteriyor ki, bu kalemlerde maliyetler ofise göre yüzde 50 daha düşük gerçekleşiyor. Örneğin; özellikle kışın grip salgınları ofiste devamsızlık oranını etkileyebiliyor. Evde çalışanlar izole çalışma hayatları sebebi ile bu tarz salgınlardan etkilenmiyorlar. Özellikle anne olan çalışanlar, çocukları ile daha fazla vakit geçirebiliyor. Trafikte daha az zaman harcıyor, evlerinde rahat giysileri ile huzur içinde ve konsantre kalarak çalışabiliyorlar. Bu etkenlerle evde çalışan kişilerin şirket bağlılığının ve motivasyonlarının daha yüksek olduğunu ölçümlüyoruz.

Unilever’den yaza özel çalışma saati uygulaması

“İş bir aktivitedir, yer değil” anlayışını benimseyen Unilever, bu anlayışla ilk kez 2013 yılı Eylül ayında Esnek Çalışma (agile working) adını verdiğimiz bir sistemi hayata geçirdi. Esnek çalışma prensibini; tamamen maksimum esneklik ve minimum kısıtlamaya sahip bir uygulama üzerine kuran şirket, esnek çalışma ile iş gerekleri karşılandığı sürece çalışanların istedikleri yerde ve zamanda esnek bir şekilde çalışabildiği bir sistemi esas alıyor. Şirket 2014 yılında hayata geçirdiği yaz çalışma saati uygulamasıyla Temmuz, Ağustos ve Eylül aylarında her Cuma çalışanlarının o haftaki iş planlarını tamamlayarak ofisten 13:00’te ayrılabilmesine imkân tanıdı. Buna göre Unilever tesislerinde fiziksel olarak bulunması gereken kişiler ve üretim hattı operatörleri gibi vardiyalı çalışanlar dışındaki tüm çalışanlar, yöneticilerinin de onayıyla herhangi bir form doldurmadan iş paylaşımı, esnek çalışma, evden çalışma, yarı zamanlı çalışma ve yaz çalışma saatleri gibi uygulamalardan faydalanıyor. Türkiye’de sistem 2013’te hayata geçirildi.

Unilever çalışanları daha rekabetçi

Sistem sayesinde Unilever çalışanlarının zorlu piyasa ortamında daha rekabetçi olduklarını belirten Unilever Kuzey Afrika, Ortadoğu, Türkiye, Rusya, Ukrayna&Belarus Bölgesi Liderlik Geliştirme Direktörü İrem Özbaylı, “Çalışanlarımız, bu sistem sayesinde herhangi bir yerde ve zamanda çalışabiliyor. Bu da tabii ki performanslarını olumlu yönde etkiliyor. Bu sistemle aslında çalışanlarımıza çalışma kabiliyeti ve önemli sorumluluk üstlenme şansı tanımış oluyoruz. Bu, onların global bir bakış açısı kazanmalarına yardımcı oluyor. Esnek Çalışma anlayışıyla çalışanlarımızın da memnuniyetinin ve performansının arttığını gözlemliyoruz. Çalışma arkadaşlarımızdan aldığımız olumlu geri dönüşler, sistemi uygulama kararımızın ne kadar doğru olduğunu bize gösteriyor.

Bu uygulama çalışanlarımıza nerede, ne zaman ve nasıl çalışacakları konusunda kontrole sahip olma, bireysel zindeliklerini koruma ve iş-yaşam dengesini sağlama konusunda imkan sağlıyor.

NEDEN HOME AGENT?

Çalışanların yüzde 50’si masasında vakit geçirmiyor.

Müşteri görüşmelerinin dışarıda yapılması daha kârlı.

Toplantıların dışarıda yapılması mekan masraflarını azaltıyor.

Çalışanlar zamandan ve enerjiden tasarruf sağlıyor.

Kağıt masrafı azalıyor.

Mesai ve trafik stresi ortadan kalkıyor.

Yönetici baskısı olmaması üretkenliği tetikliyor.

Çalışanlar araştırma ve keşfe açık oluyor.

Vasıflı işgücü ekonomiye kazandırılıyor.

Kadınların işgücüne katılımı artıyor.

Home agent hangi işlere uygun?
İnternet tabanlı işler
Her türlü proje, plan çizimi (mimar/mühendislik)
Reklamcılık
Danışmanlık
Satış, pazarlama
Ar-Ge/Proje geliştirme

Tasarım
Editörlük, Redaktörlük
Emlakçılık

Gazetecilik
Fotoğrafçılık

GÖRÜŞLER 

Bir Cisco çalışanı haftada bir gün dışarıda

Cisco Türkiye İşbirliği Çözümleri Satış Yöneticisi Pınar Yıldız Budakoğlu

Cisco’da uzaktan çalışma günlük iş akışının bir parçası. 70 ülke ve 269 farklı şehirde 1000’den fazla Telepresence odamız mevcut. Tüm dünyadaki WebEx kullanıcı şirketler, günde 320 bin WebEx toplantısı gerçekleştiriyor. Bir Cisco çalışanı haftada bir gün uzaktan çalışıyor ve Cisco Sanal Ofis sistemine evinden sahip olanlar haftada üç gün evden çalışıyorlar.

Home agent doğru yönetilmeli

Turkcell Global Bilgi Turkcell Kurumsal Operasyonlar Genel Müdür Yardımcısı Funda Seyrek Kantarlı

Home agent olarak çalışmak her ne kadar maliyet ve verimlik anlamında avantajlı olsa da yetkin ve profesyonel olmayan uygulamalar kurumların hem rakamsal hem de marka değer kayıplarına neden olabilir. Doğru yönetilmez, uygun sistem ve altyapı ile desteklenmez ise ister ofis ortamında, ister evden çalışma sisteminde verimli ya da sürdürülebilir başarılı iş çıktısı elde edilemez.

Unilever Kuzey Afrika, Ortadoğu, Türkiye, Rusya, Ukrayna&Belarus Bölgesi Liderlik Geliştirme Direktörü

Öncelikle bu sistemin çalışan ve şirket arasında bir güvene dayanarak uygulandığını belirtmek isterim. “Evden Çalışma Sistemi” ile her çalışanın, nasıl, ne zaman ve nerede çalıştıkları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmasını amaçlıyoruz. Bu sistemin çalışma prensibi de belirttiğim gibi tamamen karşılıklı güven çerçevesinde uygulanıyor.