Şirketinizi makro ekonomik krizlerden korumanın 10 altın kuralı
Bir çok işletme sahibi, şirketini karşılaştığı makro ekonomik krizler karşısında nasıl davranması gerektiğini belirleyemiyor. Bu gibi durumlarda alınabilecek bazı kritik önlemleri İşletme Koçu Tuncay Koru 10 maddede açıkladı.
Ekonomik durgunluklardan ve krizlerden neredeyse her firma payına düşeni mutlaka alır. Bundan genellikle kaçış yoktur, çünkü domino etkisi sonunda mutlaka her sektöre ulaşır. Bu durumlarda bazı işletme sahipleri ve yöneticileri artık dibin görüldüğüne ve bundan sonrasının mutlak yukarı çıkış olacağına kendilerini inandırırlar. Bu nedenle de ufak tefek ayarlamalar ve mini tedbirlerle durumlarını koruyacaklarını umut ederler. Bu tip işletme sahipleri ve yöneticileri maalesef sadece kendilerini avutmaktadırlar.
Zira içinde bulunduğumuz ekonomik resesyon henüz dibi görmediği gibi dipten dönüş ve su üzerine yeniden çıkışın mevcut iktisadi verilere bakıldığında geçmiştekiler kadar çabuk olamayacağı açıkça gözükmekte. Zira bu sefer ülke ekonomisinin temel iktisadi verilerinde ve uzun vadeli yapılanmasında genel bir verimsizlik ve üretkenlikte dibe vuruşun yanı sıra temel mali politikalar açısından da kendini tüketmişlikler ve ciddi çözümsüzlükler kendini göstermektedir. Pek çok tarafsız ve gerçek iktisatçının görüşü de odur ki bu ekonomik modelin ülkemizin iktisadi yapısını getirmiş olduğu genel ve derin yapısal krizden önümüzdeki 4-5 seneden önce çıkılması ihtimal dahilinde gözükmemektedir.
Peki bu durumda işletme sahipleri, yöneticileri şirketlerinde neler yapmalı, nelere öncelik vermeliler?
1-Baş Aşağı Gidişi Durdurun – Böylesi ekonomik dar boğazlarda, özellikle satışlarla birlikte tahsilatlar da yavaşlar. Özellikle eş anlı olarak ödenmesi gereken krediler varsa ve bunlar döviz bazındaysa iş sahiplerinin paniklemesi doğaldır ve kolaydır. Oysa panik duygusu verilere dayalı bir reaksiyon olmaktan çok psikolojik bir reaksiyondur. Durumu kabullenmek, pes ederek bu durumdan gerekirse ağır bedeller ödeyerek hatta firmayı elden çıkarmak suretiyle acilen kurtulma düşüncesi yaratarak işletmenin mevcut durumunu daha da zora sokar.
Oysa panikleyerek acele ve çoğunlukla yanlış kararlar almanın alternatifi vardır. O da değişimi kabullenerek , yeni duruma adapte olmak ve krizlerden fırsat yaratma motivasyonunu yakalamaktır. Bu yeni durumda yeni analizler, farklı bakış açıları, yeni iş yapma metotları, yeni pazarlara açılmak gibi denenmemişleri denemek gerekir. Bugün belki deneme yanılma yoluyla yapacağınız seçimler sonuçlarını anında olmasa bile ileride mutlaka gösterecektir. Ama öncelikle bu yeni bakış açısını fiyatları düşürmek gibi basit eylemlerin ötesine taşımalı ve ekibinize bu yeni iş yapma motivasyonunu duyurmalı, tanıtmalı ve empoze etmelisiniz. Önce çalışanlarınızı bu alanda kazanmalı, sonra tedarikçilerinizi buna inandırmalı ve size destek olmaya ikna etmelisiniz. Sonra sıra müşterilerinizde olacaktır.
2-Borçlarınızı Gözden Geçirin ve Fazla Borçlanmadan Kaçının – Gelirleriniz daha yüksekken almış olduğunuz borçları daha düşük gelir ve kar seviyelerinde ödemekte mutlak zorlanırsınız. Bunun için borçlarınızın vadesini ve aylık ödeme tutarlarını vakit kaybetmeden mutlaka yeniden yapılandırmalısınız. Varsa şirket mal varaklıklarınızdan bir kısmını satarak borçlarınızın aylık ödeme dengesini sağlayacak oranda kredilerinizi kapatmalısınız. Bunu yaparken krediyi kullandığınız dönemdeki faiz oranlarının o andan düşük olması ise sizi yanıltmasın, az yada çok; vadesinde ödeyemediğiniz kredi tutarı sıfıra yakın bir faizle dahi firmanıza sadece finansal açıdan değil ileri dönemde kredibilite, piyasa itibarı ve moral açısından şirketinize mutlaka zarar verecektir.
3-Önce Küçülün – Personel sayınızda ve değişken giderlerinizde bir azaltmaya gitmeye gayret edin. Kendinize bu alanlarda en azından %10 gibi ulaşılabilir bir hedef belirleyin. Tüm çabalarınıza ve hesaplarınıza rağmen başta personel giderleri olmak üzere ana giderlerinizde tasarrufa gidemiyorsanız mutlaka verimliliği artıracak tedbirler almalısınız. Daha hızlı üretmeli ya da daha ucuza mal etmelisiniz. Diğer yandan depolama, nakliye gibi ara hizmetlerden tasarruf imkanlarını da gözden geçirmelisiniz.
4-Finansal Durumu Günlük Takip Edin – Buna yarın değil mutlaka bugün başlamalısınız. Günlük, haftalık ve aylık finansal tablolarınıza hakim olmalısınız. Özellikle ürün başı, gün hatta saat başı ve müşteri başı karlılığınızı mercek altına almalı daha karlı ürün, hizmet ve pazarlara yönelmelisiniz. Karlı olmayan işleri nakit akışı adına sürdürme çabası en çok düşülen hatalardan biridir. Bir dönem şirketlerinden birinin genel müdürlüğünü yaptığım tanınmış bir grup, kendisini finans yönetiminde çok becerikli sanan ancak bu konuda eğitimi dahi olmayan bir CFO’nun elinde ‘mevcut borcu döndürebilmek’ yanlış hedefiyle kar etmediği müşteri ve işlerden çıkmadığı için ve öz kaynakları da tamamen tükendiği için borç yükünün altında ezilmiş ve teknik iflas noktasına gelmişti. Yani operasyonel karlılığı borçlarının ana parasını değil faizlerini dahi karşılamaz duruma düşmüştü. İşte bu ve benzeri temel finansal hatalar bir şirkete kısa vadede değilse bile mutlaka kaçınılmaz sonu getirecektir.
5-Stoklarınızı Azaltın– Stok dönüşüm hızı yavaş olan ürünlere bakın , paranız işte tam da orada yatıyor. O stokta şişen mallar yüzünden faiz ödüyorsunuz. En kısa sürede gerekirse karsız olarak hatta ödediğiniz faizden düşük olmak koşuluyla zararına dahi olsa o fazla stoktan kurtulun. Ama bunu yaparken şunu unutmayın, o rafta aşırı yer kaplayan malları bayilerinize plase etmekte çözüm olmayacaktır sadece sorunu öteleyecektir. Zira sizin yada bayiinizinki fark etmez rafta duran mal eşyaya dönüşmüş paradır. Oysa özellikle kriz zamanlarında İngilizce deyimle ‘cash is king’ yani nakit kraldır. Yeri geldiğinde altından dahi kıymetlidir. Bazı firmalar stoklarındaki aşırı hatta beklide ölü sayılabilecek malları bankalardan aldıkları krediler için bilançolarında varlık olarak gösterdiklerinden bunları vazgeçilmese de olur değerler olarak görürler. Türkçemiz de maalesef ‘malın olsun!’ ve benzeri bazı deyim ve atasözleriyle yanlış kararlara bahane olmaktadır.
6-Sabit Maliyetleri Düşürün - Örneğinekonomi iyiyken, satıcının avantajlı olduğu günlerde yapılmış uzun vadeli kira sözleşmeleri şirketinizin başını daha da dara sokacak ana sabit gider kalemlerinden biri haline dönüşebilir. Burada öncelikle mevcut işyeri sahibiyle bir görüşme yaparak kendisinden bir indirim istemekten kaçınmamak gerekir. İndirim elde edilemese dahi sırası gelen olağan enflasyon zammı en azından bir yıl için sıfırlanabilir. Bu da günümüz koşullarında ortalama %10 luk bir tasarruf anlamına gelecektir. Ancak, bu rakamlar sizin finansal tablolarınız açısından yeterli olmuyorsa unutmayın ki alan kullanımında da mutlaka verimlilikten kaynaklı tasarruf sağlamak mümkündür, sadece uyum sağlamak gerekecektir. Bu arada bir örnekle vurgulamak gerekir ki yelkenli tekne tasarımcıları bir evin tüm ihtiyaçlarını 12-14 metre uzunluğundaki bir tekneye sığdırabildiklerine ve insanlar bununla uzak denizlere açılabildiğine göre bir şirkette her zaman bir öncekinden %15-20 daha küçük alanlara biraz mühendislik, doğru planlama ve biraz fedakarlıkla sığabilecektir. Bu fedakarlık yönetim kadrosunun daha küçük odalarda çalışması anlamına gelse dahi mutlak gerçekleştirilmelidir. Zira 4mkare alan bir işyerinde kişi başına düşen yeterli ofis alanı bazıdır
7-Personel Eğitimi ve Çapraz Eğitim – Personelinizi yaptığı işte eğitmek , onu işe aldığınız günden hatta dünden daha verimli olmasını sağlamak açısından tartışılmaz bir mecburiyettir. Öte yandan onları asli işleri olmayan en az bir işte de eğitmek gerek mevsimsel dar boğazlarda, gerek personel eksikliği yaşandığı tatil yahut işten ayrılma zamanlarında hayat kurtarıcı olacaktır. Ayrıca, şirket içi bilgi birikiminin çapraz şekilde paylaşılması suretiyle herhangi bir personelin ayrılmasının şirket bilgi birikimine verebileceği zayiat minimize edilmiş olacaktır.
8-Pazarlamanızı Gözden Geçirin – LinkedIn üzerinde bu makaleyi okuyan sizin için belki bu bölüm gereksiz bir tekrar olacak. Ne varki web sitesini 3 yıldır yenilememiş, sosyal medyadan yararlanmayan pek çok şirket hala mevcut. Özellikle günümüzde geleneksel medya ve iletişim araçlarına yapılan masrafları önce ele almak gerekir. Belki artık radyo reklamlarına hatta yıllık katalog yapmanıza dahi gerek yoktur. İnternet size bu imkanı sağlamaktadır. Belki bilenen ticaret gazetelerinde reklam vermek , hatta haber olmak için dahi reklam maliyetine katlanma gereği de ortadan kalkmıştır. Direk müşterilerinize ulaşmanızı sağlayan e-pazaryeri, karar verenlerin takip ettikleri sosyal medya araçları yeni adresiniz olabilir. Bir ürünü tanıtmak yerine bir çözümünüzün bir müşterinizin derdine nasıl çare olduğunu anlatan bir hikayeyi LinkedIn de paylaşmak sizin için daha etkili olabilir.
Özellikle web sitenizin İngilizcesini mutlaka hazırlamalısınız. LinkedIn haberlerinizi bir kez Türkçe bir kez İngilizce çıkabilirsiniz. Dahası bu haberlerin sonundaki # ve @ uzantılarıyla sektörünüzdeki kilit isimlere, kanaat önderlerine ulaşabilirsiniz. Bu sayede ülke dışındaki potansiyel müşterilere de ulaşma imkanınız olacaktır.
9-Toplam Kalite Yönetimini Benimseyin- Etkin yönetim, yani ana göstergeleri takip , analiz ve doğru yorumla doğru kararlar ilk yönetimsel hedefiniz olmalı. Bu sayede hem finansal durumunuzu kontrol altına almalı hem de şirket içi verimliliğinizi artırmalısınız. Yani önce bir miktar küçülmeli ama birim hesaplamalarda daha karlı hale gelmeli , sonra mümkünse yeniden büyümeye odaklanmalısınız. Zira ekonomik krizlerden en çok etkilenen firmalar birim verimliliklerini korumaksızın , rakiplerini elimine etme, pazardan daha fazla pay alarak piyasayı kontrol altına alma yahut daha büyük bir firmanın patronu/yöneticisi olma egosuyla hareket ederek gereğinden fazla yada önce büyüyen firmalardır.
Bu durumu tersine çevirmenin yollarından bir diğeri de kaliteye odaklanmaktır. Bu sadece ürün , yahut servis kalitesini artırmakla sınırlı değildir. Buradaki anahtar kavram TQM, yani Toplam Kalite Yönetimidir. Zira toplam kalite yönetimi ile aynı anda hem tasarruf etmek, hem verimlilik ve etkinliği artırmak hem de kaliteyi artırmak suretiyle müşteri memnuniyetini yani satış ve gelirleri artırmak mümkündür. TQM şirketinizin iç veya dış yapısında değil tümünde, hatta DNA’sında kalıcı ve sürdürülebilir pozitif değişimler sağlar. Ancak, TQM’in en temel olmazsa olmazlarından biri tepe yönetim tarafından özümsenmiş , içselleştirilmiş ve liderlik edilmiş olmakla birlikte yukarıdan aşağı tüm şirketin tüm çalışanlarına sirayet etmek ve onlarla beraber yürütülmek zorunda olan bir süreç , bir yeniden yapılanmadan da öte pozitif bir mutasyondur. Toplam Kalite Yönetiminin en mucizevi ve cezbedici yanı ise bu yönde yapılan tüm masrafların ve yatırımların maliyetinin uzun vadede sıfıra yakınsamasıdır, yani diğer bir deyişle kendisini amorti etme özelliğidir.
10-Bir İşletme Koçu İle Çalışın - Çoğu zaman patronlar ve şirket yöneticileri bu değişimin gerekliliğine hatta gecikmişliğine kani olmakla birlikte nereden ve nasıl başlayacaklarına dair bir fikre sahip değillerdir. Dahası günlük koşuşturma ve sorun çözme sarmalının üzerine; içinden geçilmekte olan ekonomik darboğazların yükü de bindiğinde Toplam Kalite Yönetimi genellikle hep yarına , daha rahat bir güne ertelenen bir kavram bir ideal olarak kalmaktadır. Oysa, bir işletme koçu yahut yönetim danışmanı ile çalışan firmalar kendilerine dışarıdan hatta yukarıdan kuş bakışıyla bakarak sadece firmayı değil onun içinde bulunduğu sektörü ve hatta ülke ekonomisini daha net gören bu uzmanlar sayesinde toplam kalite yönetimine çoğunlukla genel ükonomik krizlerden önce geçmiş olurlar ve krizleri kesinlikle daha kolay atlatırlar. Üstelik bir işletme koçu ile çalışmanın maliyeti de aynı kalite teoremi çerçevesinde uzun vadede sıfıra yakın olacaktır.